人力资源四级考点精讲 | 招聘与配置 · 建立员工档案

人力资源四级考点精讲 | 招聘与配置 · 建立员工档案

核心内容

• 本考点的位置：员工入职材料收齐之后、试用期跟踪与日常管理之中。四级要做的，是为每名员工建立一套可查询、可追溯的人事档案 —— 它既是劳动管理的基础资料，也是发生争议时最直接的举证依据。
• 员工档案的定义与作用：以员工个人为立卷单位，系统记载其入职、合同、岗位、考勤、考核、奖惩、培训、社保与离职信息的原始记录。作用有三：管理上可追溯、决策上可依据、争议上可举证。
• 档案的两类来源：一是外部形成的员工个人材料（身份证件、学历证明、解除或者终止劳动合同的证明等），二是单位内部形成的管理记录（合同、岗位通知、考核表、培训签到与考核结果等）。装订成卷时须注明来源与形成时间。
• 主要内容八类：①招用与录用材料；②劳动合同及变更、续订材料；③岗位与任职材料（岗位说明书、任职通知）；④考勤与奖惩材料；⑤绩效考核材料；⑥培训与资质材料；⑦工资、社会保险与住房公积金材料；⑧离职与档案转移材料。
• 建立档案四步：收集（按清单收齐）→ 审核（核对真实性与签署日期）→ 编号归档（一人一卷一号）→ 登记入册（台账或系统建索引）。顺序不能颠倒：先编号后归册，检索与移交才不乱。
• 编号规则：可采用部门代码加员工序号，或身份证号加入职年月，一经确定不得随意更改；员工跨部门调动时沿用原卷号并加注调动信息，原卷号保持连续，避免同一人的材料散落在多卷。
• 归档时限：员工入职后应在规定时限内完成立卷归档；试用期内的材料在转正时补齐归档。归档不及时，表面看是台账问题，实际会在争议中变成「没有按规定履行管理义务」。
• 法定时限一：离职档案与社保关系转移：《中华人民共和国劳动合同法》第50条规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。十五日是硬时限。
• 法定时限二：不得扣押证件：《中华人民共和国劳动合同法》第9条规定，用人单位招用劳动者，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物。收的是复印件，原件不得留存。
• 法定时限三：社会保险登记：《中华人民共和国社会保险法》第58条规定，用人单位应当自用工之日起三十日内为其职工向社会保险经办机构申请办理社会保险登记。社保登记材料属于档案必备件，凭证要随卷归档。
• 劳动合同文本的归档：《中华人民共和国劳动合同法》第16条规定，劳动合同由用人单位与劳动者协商一致，并经双方在合同文本上签字或者盖章生效；劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份。单位归档的是自己持有的那一份，同时要留存员工的签收记录。
• 保存期限与介质：劳动合同文本、工资支付凭证、社会保险缴费记录等应按法定期限妥善保存。纸质原件与电子影像并存时以纸质原件为准，电子件用于检索与备份，两者目录一致、相互对应。
• 电子档案管理：可采用电子影像系统，目录结构与纸质卷保持一致；调阅、修改必须留日志，修改不得覆盖原始记录。电子化不等于可以不留原始纸质件。
• 查阅与保密：档案借阅须经审批并登记借阅人、时间、用途与归还期限；涉及个人信息的材料不得擅自复制外传；人事档案管理责任到人。
• 借阅与归还：借阅应在规定期限内归还并核验完整，归还时办理签收；发现缺页要登记并追查。审批、登记、归还核验三个动作缺一不可。
• 档案交接：保管人变动时办理清点交接，逐卷核对目录与份数，双方签字。交接不清点，日后出现的缺件很难说清是谁的问题。
• 档案与用工合规的关系：档案是证据链的载体 —— 合同未签、社会保险未缴、规章制度未公示、考勤与奖惩记录缺失，都可能在争议中暴露。四级建档的实质，是把每一项用工义务落到纸面。
• 三个过程指标：档案完整率（有必备件的员工数÷已建档员工数）；按时归档率（按时完成建档数÷应建档数）；借阅登记率（有登记的借阅次数÷借阅总次数）。三个指标都可以按月统计。

易错点

记忆口诀

考试分值

该知识点是四级招聘与配置的收口环节，考频点在档案内容构成、建立流程与借阅管理；涉及法定时限的条号题（劳动合同法第50条、第9条，社会保险法第58条）几乎每期都会出现，预计分值约 9 分。

经典例题

1.【单项选择题】关于员工档案的借阅，下列做法符合管理要求的是（　）。

A. 内部人员口头同意即可将档案原件借出　B. 借阅须履行审批与登记手续，按期归还并核验完整　C. 借阅人可自行复印全部材料用于对外说明　D. 档案室人员可代为签署借阅人的签收手续

2.【单项选择题】用人单位应当自用工之日起多少日内，为职工向社会保险经办机构申请办理社会保险登记（　）。

A. 十五日内　B. 三十日内　C. 六十日内　D. 转入本企业满一个月内

3.【多项选择题】员工档案通常应当包含的材料有（　）。

A. 录用与入职登记材料　B. 劳动合同及变更、续订材料　C. 岗位绩效考核与奖惩记录　D. 员工的个人银行账号与登录密码

常见问题（QA）

Q1：员工入职材料还没收齐，是不是可以先不建档案？

A1：先建后补。入职材料未齐也要先立卷壳、建目录、登记基本信息，缺失件列成清单挂账，并在试用期结束前补齐归档。这样检索不断档，争议时也能说明缺件原因与补齐时间；相反，等材料齐了再建，一旦中途离职，材料就散在各处。

Q2：员工离职后档案一直放在公司，等员工来取时再处理行不行？

A2：不行。《中华人民共和国劳动合同法》第50条规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。压着不办既不合规，劳动者在仲裁中主张权利时，企业还要额外解释拖延的原因。

Q3：纸质档案都已扫描成电子档，可否只保留电子件？

A3：关键材料不宜只留电子件。劳动合同文本、工资支付凭证、社会保险缴费记录等应以纸质原件为准，电子影像用于检索、备份与异地容灾，两者目录一致、相互对应。电子件只能增强举证效率，不能取代原件本身的证据地位。

依据：《企业人力资源管理师国家职业技能标准（2019年修订）》　来源：技能人才评价工作网（职业技能等级认定） http://www.osta.org.cn/
说明：企业人力资源管理师自 2020 年起由职业资格转为职业技能等级认定，由各省人力资源社会保障部门备案的评价机构组织实施，考核依据为《企业人力资源管理师国家职业技能标准（2019年修订）》，各等级均考核理论知识、专业技能，二级、一级另加综合评审；各省批次、报名时间与收费标准不统一，具体以本省认定公告为准。如辅导教材内容与最新颁布的法律法规及监管要求有抵触，以最新颁布的法律法规为准。
本文内容依据国家职业技能标准与现行法律法规整理，仅供参考，具体以国家职业技能标准及现行法律法规原文为准。如遇政策调整，请以 技能人才评价工作网 及各省人力资源社会保障部门的最新公告为准。